Escritório Gilbert + Tobin chega a 87% de uso ativo do ChatGPT sem KPIs

A maioria das implantações corporativas de IA esbarra no mesmo problema: as licenças são compradas, mas poucas pessoas as usam. O escritório australiano Gilbert + Tobin, que atua com IPOs, fusões e aquisições e litígios, contou em entrevista à OpenAI como chegou a 87% de usuários ativos entre os funcionários que receberam acesso ao ChatGPT. É mais que o dobro da taxa de outras ferramentas do escritório. Uma ressalva importante: o relato foi publicado no blog do fornecedor, portanto os números devem ser lidos como declarações da própria firma.

Três fases em vez de uma única virada de chave

O escritório avançou em três etapas: experimentação, produtividade pessoal e produtividade da organização. Na primeira, as pessoas puderam testar o ChatGPT sob uma regra rígida: nenhum dado de cliente ou informação confidencial. Isso criou um ambiente seguro de testes sem sufocar a curiosidade.

O segundo passo foi estabelecer um canal seguro. O escritório adotou o ChatGPT Enterprise em um ambiente controlado e ampliou o acesso aos poucos. A residência dos dados na Austrália, as garantias contratuais, o acesso baseado em funções e os controles administrativos foram decisivos. Para os advogados, isso não é burocracia: são condições indispensáveis para que os clientes aceitem o uso de IA no trabalho.

A terceira etapa envolveu Codex e ChatGPT Work: a passagem da ajuda pontual para fluxos de trabalho com agentes e múltiplas etapas, nos quais uma pessoa fica responsável pela revisão e aprovação. O princípio é simples: usar IA é usar uma ferramenta, não colar. Mas o funcionário define a tarefa, verifica o resultado e responde por ele.

Por que as pessoas realmente usam

Não foram impostas metas de uso. Em vez disso, a equipe de transformação do negócio apresentou fluxos de trabalho para funções específicas, promoveu vídeos, demonstrações e desafios e chegou a oferecer, no início, uma recompensa por ideias. Os líderes usavam IA para dar o exemplo.

Para equipes de produto, a lógica é conhecida: a adoção cresce quando o produto resolve uma tarefa de uma função específica, e não quando a direção exige que todos “usem IA”. Mostrar a um advogado uma técnica pronta para aplicar no dia a dia é mais eficaz do que uma apresentação genérica sobre as capacidades do modelo.

Um gêmeo digital e uma conta de $62

O CEO Sam Nickless criou um “gêmeo digital” em um GPT personalizado, que agora está migrando para Plugins. Ele carregou seus textos, feedbacks recebidos, informações sobre o escritório e uma descrição de seu estilo de trabalho. Primeiro, era uma ferramenta pessoal; depois, seus subordinados diretos receberam acesso. Eles testam suas ideias com base nesse contexto antes de se reunir com ele. O gêmeo não toma decisões nem fala em nome do CEO: apenas ajuda a começar a conversa com mais preparo.

Vale observar a sequência: ele testou o assistente primeiro e só depois o compartilhou com a equipe. A mesma abordagem funciona em equipes de produto: monte um assistente com documentos reais, teste-o nas próprias tarefas e depois compartilhe.

O segundo exemplo é a avaliação anual confidencial de 120 sócios. O ChatGPT Work atualizou arquivos com dados de uma planilha, criou PDFs e reuniu o pacote final. Isso levou minutos. Segundo o painel de uso, o custo ficou em cerca de $62, enquanto antes várias pessoas teriam trabalhado por vários dias nessa tarefa. O valor não inclui o tempo de revisão do resultado nem de configuração do processo, e é uma estimativa do próprio CEO.

Limitações e conclusões

Este é um relato de caso, não um estudo científico. Não há dados sobre qualidade, erros, a parcela do trabalho que precisou ser refeita ou mudanças na carga de trabalho dos advogados. A afirmação de que a IA não reduz o quadro de pessoal é a posição pública do executivo. A métrica de “usuários ativos” indica frequência, mas não utilidade. Além disso, os GPTs personalizados estão sendo substituídos por Plugins, de modo que os fluxos de trabalho terão de ser reformulados: a dependência dos recursos de um único fornecedor é um risco que deve entrar no planejamento.

O que aplicar. Primeiro: comece com um ambiente seguro de testes e regras claras para os dados; depois, avance para o acesso corporativo com funções e auditoria. Segundo: ofereça fluxos de trabalho prontos para cada função em vez de KPIs de uso. Terceiro: acompanhe o custo das tarefas com agentes pelo painel e compare com as horas de trabalho humano — a conversa sobre retorno do investimento fica concreta. Quarto: mantenha uma pessoa responsável pelo resultado, especialmente quando um erro custa caro.