Directum propone los agentes workflow como vía práctica para llevar la IA a los procesos de negocio

Directum ha propuesto un escenario más práctico para implantar la IA en las empresas. En lugar de «empleados digitales» totalmente autónomos, apuesta por agentes workflow que operan con una lógica predefinida dentro del sistema corporativo. Según la compañía, este formato elimina las principales barreras para las empresas: el miedo a la «caja negra», el riesgo de fuga de datos y un retorno de la inversión poco evidente.

Por qué no un piloto automático

Directum parte de una demanda de mercado bastante conservadora. Las medianas y grandes empresas no quieren construir sus procesos sobre servicios en la nube externos cuando se trata de contratos, correspondencia y normativa interna. Esperan una instalación local, integraciones predecibles y límites claros de acceso a los datos.

Por eso, en lugar de agentes de IA de demostración «externos», la compañía desarrolla asistentes integrados en Directum RX. Funcionan dentro del perímetro corporativo y acceden a los documentos internos mediante RAG. Así, el agente no trabaja con conocimiento abstracto, sino con el contexto concreto de la organización: normativa interna, instrucciones, historial de correos y modelo de acceso basado en roles.

Desde la propia interfaz del sistema, un empleado puede pasar el enlace de un correo entrante, pedir que se busquen casos similares y que se prepare un borrador de respuesta. Lo importante es que la persona no desaparece del proceso: revisa el resultado y se reserva la decisión final, mientras la máquina asume la búsqueda, el cotejo y la rutina preparatoria.

Cómo funciona el workflow

Directum describe el agente workflow como una clase intermedia de agentes de IA, pero ya útil. No pretende ser un «empleado digital» universal capaz de resolver por sí solo cualquier situación ambigua. Su tarea es más sencilla y práctica: recorrer una ruta predefinida, ejecutar pasos estándar y devolver el proceso a una persona si la tarea se sale del escenario permitido. Precisamente esa controlabilidad hace atractivo el enfoque para las empresas, que no buscan un efecto sorpresa, sino resultados predecibles.

• extraer los datos del contrato e identificar las condiciones clave;
• verificar los datos fiscales y bancarios, el importe y las restricciones básicas según las reglas de la empresa;
• enviar automáticamente un documento estándar por la rama de aprobación correspondiente;
• ante un riesgo o una redacción no estándar, detener el flujo y pasar el documento a revisión manual con una explicación.

El ejemplo de los contratos lo ilustra especialmente bien. El agente puede extraer datos del documento, verificar el importe y los datos de las partes, comprobar si el contrato se ajusta a las reglas corporativas y marcar de inmediato como riesgo cualquier redacción dudosa. Esto aporta a la empresa transparencia: se ve en qué punto se activó una regla, por qué el documento pasó a revisión manual y dónde exactamente debe intervenir una persona. Para los equipos de cumplimiento normativo, los abogados y los directivos, este escenario resulta mucho más tranquilizador que implantar una «caja negra» con autonomía total.

Cifras y siguiente paso

En uno de los casos de Directum, el agente se activa nada más cargarse el contrato en el sistema. Lanza una cadena de prompts preconfigurados, coteja el texto con las listas de verificación corporativas para distintos tipos de contrapartes y revisa las condiciones de pago y de transmisión de la propiedad. Después entra en juego la ramificación: para contratos de hasta 1 millón de rublos es posible un recorrido estándar, en el que el agente toma la decisión por sí mismo según el escenario acordado y notifica al empleado; para importes superiores a 1 millón, genera un informe estructurado con la lista de discrepancias y puntos críticos.

Las cifras de este escenario ya no son experimentales, sino operativas: el tiempo de revisión inicial se redujo de 30 a 5 minutos, el ahorro anual en masa salarial alcanzó unos 4,8 millones de rublos y la precisión de la revisión, según la compañía, fue del 95%. Esto liberó a dos abogados de plantilla del flujo de tareas rutinarias y permitió reasignarlos a contratos complejos.

Directum sitúa el siguiente paso en los «orquestadores», que coordinarán varios agentes especializados a la vez: de contratos, de facturas y de plazos de ejecución.

«La IA conduce el proceso; la persona supervisa y toma las decisiones

finales en las excepciones».

Qué significa esto

El mercado corporativo de la IA abandona poco a poco la idea de sustituir de inmediato a las personas por agentes totalmente autónomos y se desplaza hacia un modelo más pragmático. Para las empresas, esto se traduce en una hoja de ruta sencilla: elegir un proceso saturado, delegar la rutina en un agente workflow, medir el ahorro y solo entonces extender el enfoque a otras operaciones.